Avec la dématérialisation croissante des documents (bientôt obligatoire pour certains) les entreprises gèrent et produisent de plus en plus de documents électroniques. Les systèmes de communication se démocratisant, le besoin de partager et de gérer cette documentation devient crucial. Il est donc important de faire appel à un outil simple mais efficace.

Codial l'outil ultime votre entreprise. 

Codial intègre dans sa version standard un outil de gestion électronique des documents (GED).Pour reprendre la définition de Wikipedia ; La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronic Document Management) désigne un procédé informatisé visant à définir, concevoir, produire, organiser, diffuser et gérer des informations et des documents papier ou des documents électroniques au sein d'une organisation.Les avantages d’une GED au sein d’une organisation

• Trouver facilement et rapidement un document, gestion facilitée
• Permettre aux collaborateurs de modifier, consulter ou supprimer un document
• Uniformiser les pratiques documentaires et formaliser les procédures
• Gérer les documents de leur création à leur archivage
• Réduire les coûts de traitement
• Développer une démarche durable, en diminuant le papier

Une GED simple d'utilisation

Dans Codial, la GED est intégrée. On la retrouve ainsi dans chaque fenêtre de gestion des fichiers ou des documents Achats et Vente. On dispose, en fonction du processus engagé, d’un onglet avec l’ensemble des documents s’y rattachant. Cette GED est simple d’utilisation pour intégrer un document à toutes les étapes d’un processus.

On peut soit directement rajouter un document déjà existant dans son PC, soit lancer son scanner afin de piloter la numérisation d’un document papier, soit activer l’appareil photo ou la caméra de son terminal afin d’y ajouter une photo, soit importer des Email, ou enfin ajouter un lien vers un répertoire contenant plusieurs documents.

Ces documents passent par une étape de traitement qui consiste à les décrire : le type (paramétrable), la date d’intégration et le responsable de sa création sont référencés. Ces deux derniers éléments s’intégrant en automatique.

Le stockage de la GED

Il est paramétrable et laissé au libre choix de l’entreprise. Plusieurs options sont disponibles. Tout d’abord il faut déterminer le support de stockage. Soit sur serveur local, soit sur un serveur déporté ou directement dans le Cloud sur un Drive (OneDrive par exemple).Le plus important étant de dimensionner la taille qui doit être adaptée au volume de documentation traitée. Ensuite il faut choisir son mode de fonctionnement :

• répertoire ou
• base de données.

Le premier permet d’accéder à la GED directement à partir de l’explorateur Windows, sans passer par Codial. Cela peut être utile quand tous les collaborateurs n’accédant pas à Codial, peuvent ainsi disposer des documents utiles à leur travail quotidien. La deuxième solution , plus sécurisée, consiste à intégrer la GED dans une table de la base de données.

La migration entre les deux systèmes est possible dans les deux sens.Une option de synchronisation de la GED est disponible. Elle permet une mise à jour de la documentation afin de vérifier la présence et la version du document sur le support d’origine. Autre point important dans une GED : c’est son archivage. Là encore, Codial prévoit un outil d’archivage et de restauration de la GED qui permet de choisir les documents à archiver.

GED et sécurité

Dernier point qu’il faut aborder :  la sécurité. Cette sécurité a deux facettes principales, l’accès aux documents et leur conservation. Codial permet de paramétrer les profils d’accès en fonction des collaborateurs et de leur niveau de responsabilité. L’autre aspect est la sécurité liée à la conservation de ces documents. On peut dans Codial préciser la durée d’affichage et de validité des documents en fonction des catégories définies. Il faut prévoir un système de sauvegarde ou de duplication de la base documentaire.Codial donne ainsi accès à un outil qui s’avère de plus en plus indispensable tant en terme de productivité que dans le cadre de la politique RSE de l’entreprise ou la quantité de papier utilisée devient couteuse et contreproductive pour notre environnement.