Comment gagner en efficacité avec Codial et la facturation électronique

L’impératif d’accroître l’efficacité de l’entreprise rend désormais essentiel, la capacité de signer à distance des documents.
La signature électronique permet de signer instantanément, où que l’on se trouve, la quasi-intégralité des documents administratifs ou commerciaux.

Une récente étude a montré que cet effort de numérisation était inégal selon la taille des sociétés. En effet elle est à ce jour beaucoup utilisée dans les grandes entreprises et seulement 25% des TPE l’ont mise en place.

Codial a décidé de proposer ce service en s’associant à Oodrive Sign, afin d'offrir aux TPE et PME les mêmes possibilités que les grands comptes, tout en proposant des tarifs adaptés à leur budget.

Qu'est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un procédé qui assure l’intégrité d’un document électronique et authentifie l’auteur, garantissant ainsi que l’acte ne peut être contesté (on parle de non-répudiation), à l’instar de la signature manuscrite sur un document papier.

Les caractéristiques essentielles d’une signature électronique :

Authentique : L’identité du signataire doit être vérifiable de manière certaine.
Infalsifiable : Il est impossible pour une personne de se faire passer pour quelqu’un d’autre.
Non réutilisable : La signature est liée au document spécifique et ne peut pas être transférée à un autre document.
Inaltérable : Une fois le document signé, il ne peut plus être modifié.
Irrévocable : La personne qui a apposé sa signature ne peut pas la contester ultérieurement.

Ces caractéristiques garantissent l’intégrité et la validité des documents signés électroniquement.

Les avantages de la signature électronique

Ces avantages sont indéniables :

Réduction des coûts : En éliminant l’impression, le papier et les frais d’envoi, les entreprises économisent des ressources financières et contribuent à la préservation de l’environnement.
Gain de temps : Les signatures électroniques permettent des transactions rapides, sans nécessité d’imprimer et de scanner des documents. Le processus de signature devient instantané.
Travail à distance simplifié : La possibilité de signer des documents à distance est idéale pour les besoins du télétravail, offrant flexibilité et efficacité.
Suivi en temps réel : Les plateformes de signature électronique permettent de suivre l’avancement des dossiers et d’envoyer des rappels automatiques si nécessaire.
Sécurité intégrale : Les processus de signature électronique sont juridiquement contraignants et offrent une tranquillité d’esprit totale en matière de sécurité.

Quelle est la valeur juridique d'une signature électronique ?

Selon l'article 1366 du Code civil :« L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Mais il y a différents niveaux de signatures électroniques :

1 - La signature électronique simple est utilisée dans divers contextes. Par exemple, lorsque vous saisissez le code secret d’une carte de crédit, signez manuellement sur un appareil électronique ou numérisez une signature manuscrite pour l’apposer sur un document à envoyer par e-mail. On la désigne parfois également sous le terme de signature numérique.
Cependant, sa valeur juridique est limitée, car elle ne garantit pas l’intégrité des données signées ni l’identité du signataire.

2 - La signature électronique avancée est la plus couramment utilisée par les entreprises. Elle repose sur l’utilisation d’une clé privée, accessible uniquement à la personne qui signe (par exemple, via son smartphone).

Identification du signataire : La signature électronique avancée permet d’identifier de manière certaine la personne qui appose sa signature.
Lien avec l’auteur : Elle lie la signature au signataire, garantissant ainsi son authenticité.
Intégrité de l’acte signé : La signature électronique avancée assure l’intégrité du document signé.

Elle est fréquemment utilisée pour les documents commerciaux ou les documents tels que les factures dématérialisées, les contrats de travail, les compromis de vente immobilière ou les contrats d’assurance vie

3 - La signature électronique avancée qualifiée: Elle garantit l'authenticité de l'identité du signataire grâce à un processus spécifique. Elle nécessite un certificat d'identité numérique délivrée par un prestataire de service de confiance de l'Union européenne.

La signature électronique dans Codial

Codial a établi un partenariat avec Oodrive, un éditeur de logiciels français qualifié SecNumCloud, spécialisé dans le développement d’outils collaboratifs pour les entreprises. Parmi ces solutions, on retrouve Oodrive Sign. Cette offre s’adresse à toutes les entreprises de toute taille, de la TPE aux grands comptes.

L’association entre deux sociétés françaises permet de garantir un service 100% français et de sécuriser les données avec un hébergement de données dans des datacenter français.

Oodrive Sign répond parfaitement au processus de conformité eIDAS. Les signatures électroniques sont sécurisées et reconnues dans toute l’Europe. De plus, les données sont hébergées dans un Cloud souverain sécurisé (SecNumCloud)

Codial s’appuie sur l’expertise d’un partenaire renommé dans le domaine de la sécurité et du stockage de documents, permettant ainsi à ses clients de profiter des avantages de la signature électronique.

Depuis votre logiciel de gestion commerciale, vous envoyez vos devis, chiffrages ou factures proforma automatiquement.
La signature se fait en ligne en quelques clics :

Dans Codial, l'utilisateur envoie le ou les documents à son client pour signature électronique.
Le logiciel reprend automatiquement les informations de contact et transmet le ou les documents en ligne dans un espace sécurisé.
Le client reçoit un email l'invitant à signer électroniquement les documents.
Le client clique sur le lien sécurisé et prend connaissance des documents.
Le client signe électroniquement le document à l'aide de la double authentification (code reçu par SMS).
Le dossier de preuve remonte dans Codial et l'entreprise est informée de la signature. Le devis est transformé automatiquement en commande. L'état du bon d'intervention ou du contrat passe à "signé".

Codial proposant beaucoup plus qu’un logiciel de devis facture, vous pourrez également utiliser la signature électronique sur de nombreuses autres fonctionnalités de Codial : par exemple, depuis votre module contrat ou pour les opérations de SAV maintenance

Conclusion

L'utilisation d'un logiciel de signature électronique va bien au-delà de l'apposition d'un nom sur un document. Une fois signé, le document est scellé, sécurisé et demeure infalsifiable et irrévocable.
Codial avec Oodrive répond parfaitement à la demande des TPE et PME en matière de gestion électronique de documents. Cette offre permet de nombreux avantages en terme de réduction de coût, de gain de temps et de sécurité.

Toute l'équipe PIM-PME est à votre disposition pour en parler